Seamos realistas, el tiempo no sobra, mucho menos el dinero. Claro, es un círculo vicioso. El tiempo es dinero en gran parte. Si esta considerando implementar el teletrabajo en su empresa o para su proyecto profesional, esta es una guía básica de cómo hacerlo y qué cosas tener en cuenta (pro y contras). También puede saltarse la primer parte e ir directo a «El Teletrabajo como alternativa».
Entendiendo el Problema
Primero, hay que entender el problema. Lo principal son los costos, estamos claros, pero no siempre se analiza el por qué los costos o solo se ve desde un solo punto de vista: costos de oficina o costos operativos o costos humanos o costos de tiempo. Los problemas son varios.
- Operativos: tener personal no es solo contratar y ya. Se necesita un escritorio, materiales, dinero, etc. Si repetimos esto muchas veces suenan las campanas de los «retornos decrecientes»: cuanto mas personal la producción no aumenta al mismo ritmo, mas bien llega un punto donde se estanca. Un buen ejemplo es que si dos personas (con escritorios, sillas, materiales y todo lo necesario) producen 200, 2 personas más (4 en total) no van a producir 400. Desde el punto de vista de inversión cuando hay mas personas hay que considerar también temas de salud… por ejemplo: más baños, mas seguros, mas elementos de seguridad. Todo suma.
- Transporte: al igual que para cualquier actividad a veces solo se piensa en salarios. Pero ir a trabajar tiene otros costos, como el transporte. Mucha gente no calcula que ir a trabajar es un gasto y muchos empleadores no lo ven así o no quieren verlo a la hora de negociar. Lo que nos lleva al siguiente punto.
- Humanidad: el factor que no siempre se ve. Si usted trabaja 8 horas (8 + 1 de almuerzo) e invierte 2 horas al día, ida y vuelta tiene 11 horas de trabajo, o lo que involucra trabajar. Poca gente lo ve asi. Esto conlleva un desgaste físico y mental. Dependiendo el lugar y la distancia hay factores como la seguridad, el recurso económico y la calidad del transporte que afectan nuestra productividad y desgaste. Estos factores, incluyendo la comida y su calidad puede que individualmente no representen una alteración obvia… pero salgamos del marco temporal pequeño. «Comer apurad@ no te va a matar» No, un día no, pero multipliquemos tiempos de transporte, malas comidas, stress por varios días y tenemos una cantidad de tiempo y recursos enormes que afectan de manera directa. ¿Sabía por ejemplo que en ciudades como Cartago (Costa Rica) hay gente que invierte 1 mes al año en transporte? Es decir, 30 días sentados en un bus… al año. ¿Cómo algo asi no va a afectar el rendimiento de una persona?
Un horario total de trabajo (transporte + horas efectivas) hacen que una persona tenga poco tiempo de descanso. Con lo cual no se va a poder recuperar de manera óptima. - Tiempo y Ocio: no solo es la falta de tiempo de descanso sino que todos necesitamos hacer cosas que nos gusten, ya sea en el trabajo o fuera de él. Las personas mas creativas, proactivas y sanas en lo laboral y en la vida en general, son diversas. Trabajar por trabajar no es sano y estamos de acuerdo que no hay oportunidades para todos. Partamos de la base que si hay un 10% de desempleo promedio en el mundo quiere decir que no todos tienen acceso a trabajo… además existe el sub empleo… gente que trabaja por necesidad pero no necesariamente se desemplea en su área de experiencia o gusto.
Necesitamos tiempo para nosotros, para nuestras amistades, nuestras familias, etc. Si el trabajo absorbe gran parte del tiempo (y el mismo dinero) hay un desequilibrio.
En resumen, es sorprendente que las empresas hoy día no presten atención al tema de rotación de personal, por ejemplo. Pero más importante que no se preste atención al desgaste en ambientes laborales donde las horas extras pasan a ser horas comunes de trabajo. Es un grave error.
El Teletrabajo como alternativa
Cambiemos la perspectiva: la tecnología esta para hacernos la vida más fácil. Si si trabajo o el de sus empleados es repetitivo o toma mucho tiempo: ALGO ESTA FUNCIONANDO MAL. En muchas empresas pregunto como es posible que se gaste un día en un cierre contable. Es decir, la contabilidad es en parte matemática, un proceso mecánico. Si hay sistemas y funcionan, no hay razón para que no se pueda automatizar por completo. Y cuando hablo de sistemas puede ser tanto un programa de computación como una planilla de Excel.
La Revolución Industrial ya pasó… la línea de montaje sirve para construir autos y otros productos. Pero si vemos las fábricas automotrices hoy día estan casi automatizadas por completo. Lejos están … o deberían estar, los días de innumerables empleados en una misma línea haciendo tareas repetitivas… salvo en los sweatshops, claro… y aun así es doblemente inmoral si consideramos que muchos trabajos se pueden robotizar y usar ese dinero hasta para pagar desempleo. Pero bueno, no nos movamos a ese futuro, aun.
No necesitamos tener a la gente cerca. Siempre escucho temas como «la gente se entiende mejor de cerca»… y es cierto, pero eso no quiere decir que tengamos que estar en el escritorio de la par. Hay maneras mas eficientes de trabajar.
Una Solución Para Gobernar Todos los Problemas
Puntos para establecer un ambiente sano de teletrabajo
- Objetivos claros: mas allá de la misión y visión de la empresa tiene que haber una estructura, una meta, un objetivo y saber o planear cómo alcanzarlo. Si esto falla… todo falla. Es necesario que cada área o persona sepa cuál es su función y pueda hacer tareas con objetivos y fechas de entrega claras sin mucha necesidad de supervisión y con libertad. Es un equilibrio al principio difícil, pero es mas que posible. No hace falta verse cara a cara todo el día. Basta con fijar reuniones (físicas o virtuales) cada cierto tiempo para medir resultados y ver el estado general de las cosas.
- Proactividad y Equipos reales: cada persona y departamento tiene que salir de la idea individual que promueve la competencia desleal o las mismas fallas del sistema educativo. Los gerentes también tienen el rol de promover y solucionar este comportamiento. Tanto individual como grupal (áreas / departamentos) tiene que haber una noción de no solo de cuál es la labor interna sino de cómo el resultado del trabajo encaja en la maquinaria de las demas personas o departamenos. Es un error común, con o sin teletrabajo, que cada parte o grupo actúe como una unidad separada. Como si el cilindro de un auto decidiera que puede tener más fuerza aumentando de tamaño mientras los otros 3 siguen de igual tamaño… sería un desastre.
- Automatización: según una frase que se le atribuye a Bill Gates «Si quiero resolver un problema complicado le doy la tarea a alguien peresozo, porque siempre encontraran la manera más fácil de resolverlo». Como programador me siento identificado a un 100% con ese concepto. Pero una aclaración: no es pereza, es simplemente que las tareas repetitivas no son sanas… no es un problema de la persona… hay estudios que comprueban que no estamos bien afinados para tareas repetitivas. Justamente por eso creamos la tecnología. Usémosla. Si una tarea toma mucho tiempo y no esta lo suficientemente mecanizada (incluyendo temas humanos) hay que arreglar eso.
- Liderazgo: todo es muy bonito, el plan y las ideas, pero hace falta que las personas lo promuevan e implementen. Hay que crear la cultura del teletrabajo, no es tan simple como pasar un memo y ya. El teletrabajo ademas requiere mucha responsabilidad. De nada sirve ahorra tiempo y dinero si ese mismo tiempo, y sobre todo dinero hay que invertirlo no solo en tecnología de acceso remoto sino también en monitoreo.
Herramientas
Si los puntos anteriores están satisfechos pasamos a la parte más práctica: ¿qué hace falta para implementar teletrabajo? Bueno, es una pregunta dificil ya que cada caso es diferente, pero acá van algunos puntos que son casi constantes.
Infraestructura y seguridad: esto no tiene 100% que ver con infraestructura de la empresa o el individuo. Teletrabajo es comunicación y esto pasa desde equipo de cómputo, hasta celulares y la misma infraestructura de telecomunicaciones del país. Consideremos un empleado trabajando desde su casa, a 100 metros de la empresa o a 1000 kilómetros de la misma. Hay que medir con qué recursos uno cuenta, dentro y fuera de la empresa.
En cuanto a seguridad considerar qué hace falta. ¿Solo necesitamos hablar por teléfono? ¿enviar datos? ¿correo? ¿se necesita acceso a un sistema? ¿a varios? Por ejemplo, un estudio contable quizás necesite solo que cada persona cuente con una computadora y un celular, reunirse de vez en cuando físicamente para hablar y evaluar e intercambiar archivos. Pero, si la información es sensible, ¿se usara un correo personal, uno corporativo? ¿Hará falta un servicio extra? o simplemente incrementar la velocidad de lo que hay. Estos son puntos a considerar y hay diversas soluciones: VPN (redes privadas), contratar un servidor dedicado y administrado que ofrezca plataforma y todo lo necesario (correo, VPN, etc). Montar un servidor local con IP fija y una buena conexión a Internet. Crear políticas de uso (muy importante).
Comunicación Remota: existen muchos métodos, desde el conocido correo electrónico, pasando por el Skype hasta sistemas de administración de soporte o tickets (Plataformas de Soporte y CRMs). Ya sea por teléfono, correo o mutimedia existen diferentes productos que nos facilitan la vida. Una opción adecuada también es la de acceder a otras computadoras de manera remota, no solo como opción para soporte técnico sino también como acceso centralizado o personalizado a una misma computadora para diferentes usuarios.
Algunas herramientas Recomendadas
- Skype: es grátis y pago. La versión gratuita permite hablar por chat, teléfono y hasta video. Fácil de instalar y usar. Ampliamente reconocido y usado.
- Teamviewer: administración remota de equipos. Ideal para soporte técnico.
¿Qué se gana?
- Tiempo: en transporte, en buscar soluciones, etc. Y se gana más tiempo para invertirlo en uno y hasta en el mismo trabajo. En la familia, amigos, pareja, hobby, etc.
- Dinero: en ambiente laboral, en gastos de representación, en materiales, etc. En transporte, menos desgaste de autos / motos / buses, etc. Menos consumo de gasolina.
- Tranquilidad: menos stress, más salud, menos riesgos.
- Ecología y Sostenibilidad: otro de los puntos poco analizados. Se vuelve a lo local, se consume menos en lo que hay que consumir menos (por ejemplo: gasolina) y se consume más en cosas que hay que promover más. Además la reducción del transporte hace que la ciudad sea más limpia en muchos sentidos.
- Productividad: todos los puntos anteriores desembocan en eficiencia.