Enviar correos es algo cotidiano y aún así existen malas prácticas, detalles que se pasan por alto, pero que representan una pérdida de tiempo para el destinatario.
- No agregar un asunto: yo considero esto como el equivalente a decir “dámelo” sin especificar de qué se habla. Además, a la hora de buscar correos viejos, es muy difícil identificarlos. El asunto es el tema principal del correo y debe ser corto y descriptivo.
- Adjuntar varios archivos con el mismo nombre: sobre todo si vienen en cantidad… a la hora de grabarlos, nos obliga a cambiarles el nombre (un paso más) ya que si no, también es difícil identificarlos.
- Enviar correos de mucho peso: con peso obviamente nos referimos a muchos mega bytes. Si bien con las nuevas conexiones es posible enviar correos muy pesados, es también un problema y una falla de seguridad en algunos casos. Primero, es incómodo y lento descargarlos y si trabajamos con cuentas corporativas es muy probable que el correo no llegue o sea apartado por sospechoso. En cuanto a seguridad, muchos antivirus no escanean pasada cierta cantidad de megabytes. Especial nota si el peso del archivo es por enviar Powerpoints y otros documentos que pueden ser una auténtica “pega”.
- Utilizar firmas complejas: las firmas deberían ser simples y con el fin de mostrar datos de contacto. Al igual que los sitios flash y las animaciones en los sitios… son cosas que se ven una vez … después no sirven para otra cosa; entonces, en vez de utilizar algo super fancy, mejor utilizar algo útil. Otra razón importante: el uso de imágenes y el exceso de texto puede disparar alertas antispam.
- Reply-All / Responder a todos: si el mensaje fue enviado a más de una persona, hay que utilizar la opción de responder a todos. De lo contrario, se pierde el hilo de la conversación. Claro está que para cosas más complejas, existen alternativas como chats y messenger.